Аренда коммерческой недвижимости проходит быстрее и безопаснее, когда пакет бумаг собран заранее. Мы готовим юридические документы за 1–2 дня и проверяем контрагента по базе ФНС и ЕГРН перед подписанием. Ниже – практичный перечень с точными требованиями и сроками актуальности.
От арендодателя: свежая выписка из ЕГРН на объект (не старше 30 дней), правоудостоверяющий документ (договор купли-продажи, акт приема-передачи, решение о вводе), кадастровый паспорт/план помещения с указанием площади, поэтажный план БТИ, технический план при выделе части, письмо об отсутствии обременений, протокол распределения долей при общей собственности, счета-фактуры прошлых периодов для сверки коммунальных начислений.
От арендатора – юрлицо: выписка из ЕГРЮЛ (до 30 дней), устав (актуальная редакция), приказ о назначении директора, паспорт руководителя, решение/протокол о согласии на сделку и ее цену при признаках крупной, доверенность подписанту при отсутствии права единоличной подписи, ИНН/ОГРН, банковские реквизиты, карточка подписей, сведения о бенефициарах по 115-ФЗ.
От арендатора – ИП: лист записи ОГРНИП, ИНН, паспорт, банковские реквизиты, доверенность при подписании представителем.
Для самого документа: договор аренды плюс приложения: акт приема-передачи с показаниями счетчиков и фотофиксацией, схема помещения с точной площадью и назначением, расчет арендной платы и КУ, график платежей, дефектная ведомость, правила доступа и охраны, перечень разрешенной рекламы и вывесок, согласия третьих лиц (ТСЖ/управляющая компания, собственники смежных помещений при общем имуществе), страховой полис ответственности арендатора при повышенной опасности деятельности.
Условия аренды фиксируем без двусмысленностей: срок (с датой начала пользования), каникулы и их юридическое оформление, индексация (метод и период), порядок учета НДС, депозит/банковская гарантия с реквизитами, SLA по устранению аварий, допустимые виды перепланировок и порядок согласований, ответственность за простой из-за сетевых аварий, запрет уступки без согласия, порядок досрочного расторжения и штрафы, неустойка за просрочку платежей.
Практические рекомендации: сверяем назначение помещения и вид деятельности по ПЗЗ/ОКВЭД; проверяем арендодателя на наличие арестов и залогов; берем у УК справку об отсутствии долгов по ресурсам; включаем в акт стартовые показания и серийные номера приборов учета; закладываем KPI по температурному режиму и электромощности; вносим в договор SLA по реакции на аварии (например, 2 часа – локализация, 24 часа – восстановление).
Подготовим пакет «под ключ», согласуем спорные пункты и проведем правовую проверку рисков, чтобы условия аренды соответствовали задачам бизнеса и требованиям проверяющих органов.
Паспорт и доверенность представителя компании
При подготовке пакета юридические документы для заключения договора аренды коммерческой недвижимости внимание уделите точной сборке паспортных копий и оформлению доверенности. Неполный комплект или ошибки в документах приводят к задержкам при согласовании условий аренды и к риску признания сделки недействительной.
Копии паспорта – что предоставить и как оформлять
Требуются сканы/копии страниц паспорта представителя с данными: разворот с фотографией и персональными данными, страница с регистрацией по месту жительства (штамп или отметка), страницы с изменением фамилии/имени (при наличии). Формат: PDF или цветной скан, разрешение не ниже 300 DPI. Подпись и дата сканирования не нужны; на копии отметьте дату снятия копии и источник (например, «копия предоставлена для целей заключения договора аренды»).
Для иностранных граждан дополнительно: нотариально заверенный перевод паспорта на русский язык и, при необходимости, апостиль на документ (если страна-эмитент входит в Гаагскую конвенцию). Без перевода государственные органы и контрагенты часто требуют повторного заверения, что замедляет процесс.
Доверенность – обязательные реквизиты и ограничения
Доверенность должна однозначно идентифицировать представителя и объем полномочий: ссылка на конкретный договор аренды или на возможность подписывать договоры аренды в пределах указанных условий аренды; указание максимальной суммы обязательств, если речь о внесении аванса или подписании дополнительных соглашений; срок действия доверенности (рекомендуется указывать конкретные даты).
Форма доверенности: нотариально удостоверенная при представлении интересов в государственных регистрациях или если это прямо требует контрагент. Для сделок с крупными объектами или длительной арендой удобна доверенность с указанием права передоверия и право подписывать приложения, акты приема-передачи и дополнительные соглашения.
| Документ | Кто предоставляет | Нотариально | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Копия паспорта представителя | Представитель | Нет (обычно) | Скан разворота и страницы регистрации; 300 DPI; PDF. |
| Нотариально удостоверенная доверенность | Компания (выдающая доверенность) | Да, при сделках с регистрацией или по требованию арендодателя | Указание полномочий по договору аренды и лимитов ответственности. |
| Выписка из ЕГРЮЛ (не старше 30 дн.) | Компания-арендодатель/арендатора | Нет | Подтверждает полномочия руководителя и сведения о компании. |
| Устав и приказ о назначении директора | Компания | Нет (копии прилагаются) | Нужны, если доверенность выдана не директором лично или полномочия ограничены. |
Если представление по доверенности предполагает сделки с недвижимостью, дополните комплект копией решения учредителей или протоколом собрания, подтверждающим полномочие лица выдавать доверенность и утверждающим лимиты (это часто требуется арендодателями при аренда коммерческой недвижимости).
При передаче пакета документов для подписания договора аренды приложите чек-лист с указанием даты выдачи доверенности, реквизитов нотариуса и сроков действия; укажите телефон и электронную почту контактного лица для срочных уточнений – это снижет вероятность возврата документов на доработку и ускорит подписание договора аренды.
Учредительные документы юридического лица
Обязательный комплект документов от арендатора
- Устав (последняя редакция) – оригинал или нотариально заверенная копия; при наличии изменений – приложения с подписями. Устав подтверждает полномочия органов управления.
- Выписка из ЕГРЮЛ, выданная не позднее 30 календарных дней до подписания – документ с перечнем руководителей, адресом, ОГРН и ИНН.
- Решение/протокол о назначении генерального директора или доверенность на лицо, подписывающее договор аренды; доверенность – в оригинале, при подписании представителем – нотариальная форма.
- Паспорт руководителя или представителя, удостоверяющий личность лица, подписывающего договор аренды; для иностранцев – паспорт + нотариально заверенный перевод и апостиль при необходимости.
- Банковские реквизиты и письмо-извещение о счёте (для обеспечения расчётов по арендной плате и залоговым платежам).
- Учредительный договор (если применимо) и документы, подтверждающие права участников на представительство, при наличии положений, ограничивающих сделки выше установленной суммы.
- Документы о бенефициарах и собственниках – в случае сделок с повышенным риском или по требованию арендодателя; актуальность – не старше 30 дней.
Дополнительные документы и проверки
- Лицензии и разрешения – если вид деятельности арендатора требует специальных разрешений (продажа алкоголя, фармацевтика, производство и т.п.). Копии приложить к пакету при оформлении аренды.
- При участии в сделке филиала – приказ о создании филиала и документы, подтверждающие полномочия управляющего филиалом.
- Нотариально заверенные копии для архива арендодателя – если в договоре аренды прописано требование о представлении заверенных копий.
- Документы, подтверждающие отсутствие задолженностей по налогам и сборам, при условии если арендодатель запрашивает такую информацию как часть оценки платёжеспособности.
Практический порядок действий при сборе документов:
- Запросите у арендатора выписку из ЕГРЮЛ и устав в электронном виде – сверка ключевых данных займёт несколько минут.
- Проверьте устава на наличие ограничений по распоряжению имуществом и крупным сделкам: если в уставе прописана обязанность согласования сделок с участниками, потребуйте соответствующее решение/протокол.
- Если срок договора аренды превышает один год, заранее уведомите стороны о необходимости государственной регистрации права аренды в Росреестре; договор без регистрации не даст приоритетной защиты прав арендатора и арендодателя.
- Попросите актуальные контактные данные ответственного лица и банковские реквизиты для обеспечения расчётов и передачи гарантийных сумм.
Контроль полномочий и рисков – чек-лист для подписания:
- Совпадение данных в уставе и выписке из ЕГРЮЛ (наименование, ОГРН, адрес, руководитель).
- Наличие решения/протокола о согласовании сделки при превышении порога, указанного в уставе.
- Нотариальная доверенность при подписании представителем и её срок действия.
- Проверка наличия лицензий на вид деятельности, если это условие аренды или предмет договора аренды.
- Требование о регистрации договора аренды в Росреестре при сроке более 1 года и проверка обременений по объекту недвижимости.
Рекомендации по оформлению аренды с учётом учредительных документов:
- Включите в договор аренды пункт о представлении актуальной выписки из ЕГРЮЛ и устава при продлении или изменении условий аренды.
- Пропишите процедуру подтверждения полномочий: оригинал доверенности/протокола при подписании, копии с отметкой «верно» для архива.
- Если по уставу требуется одобрение участников на сделки выше определённой суммы, зафиксируйте в договоре обязанность арендатора предоставить протокол до момента подписания.
- Уточните ответственность за непредставление документов: возможность приостановки подписания договора аренды до устранения несоответствия.
Коротко о технических нюансах: при оформлении аренды запрашивайте документы в двух форматах – электронные сканы для оперативной проверки и нотариально заверенные/оригиналы для заключительного подписания. Такой подход ускорит согласование условий аренды и снизит риск ошибок при составлении договора аренды.
Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с актуальной датой
Для юридических лиц требуется выписка из ЕГРЮЛ, а для индивидуальных предпринимателей – из ЕГРИП. Важно, чтобы дата формирования выписки была не старше 30 календарных дней от момента подписания условий аренды. Многие арендодатели требуют еще более свежую выписку – не старше 7–10 дней, чтобы убедиться в отсутствии изменений в статусе контрагента.
Практические рекомендации по подготовке
Заказать выписку можно через официальный сайт ФНС с использованием электронно-цифровой подписи или лично в налоговом органе. При подаче документов на оформление аренды желательно предоставить как бумажную, так и электронную версию выписки. Это ускоряет проверку и упрощает обмен данными между сторонами.
Перед передачей документа другой стороне убедитесь, что в нем отражены правильные сведения о руководителе, юридическом адресе и видах деятельности. Любые несоответствия могут привести к отказу в подписании договора аренды или пересмотру условий аренды. При аренде коммерческой недвижимости с длительным сроком действия договора рекомендуется повторно запрашивать выписку на момент пролонгации соглашения.
Правоустанавливающие документы на помещение
Владелец обязан предоставить документ, подтверждающий отсутствие обременений – ареста, залога или судебных споров. При подписании договора аренды рекомендуется запросить технический паспорт БТИ и поэтажный план, чтобы убедиться в соответствии фактической планировки данным кадастрового учета.
Условия аренды во многом зависят от статуса собственника. Если помещение находится в долевой собственности, требуется нотариально заверенное согласие всех совладельцев. Для объектов, принадлежащих юридическому лицу, дополнительно проверяется устав, решение о передаче имущества в аренду и полномочия лица, подписывающего договор аренды.
Тщательная проверка документов до оформления аренды позволяет избежать рисков аннулирования сделки, споров по условиям аренды и финансовых потерь, связанных с ограничениями на использование помещения.
Кадастровый паспорт или выписка из ЕГРН
При оформлении аренды коммерческой недвижимости проверка правоустанавливающих и технических характеристик объекта обязательна. Кадастровый паспорт или актуальная выписка из ЕГРН позволяют убедиться в законности владения, отсутствии ограничений и соответствии объекта заявленным параметрам. Эти юридические документы содержат сведения о площади, назначении, кадастровом номере, а также о зарегистрированных правах и обременениях.
Для договора аренды необходимо предоставить свежую выписку из ЕГРН, полученную не ранее чем за месяц до даты подписания. Это снижает риск заключения сделки с объектом, находящимся под арестом или залогом. Если здание или помещение было недавно реконструировано, стоит запросить обновлённый кадастровый паспорт, чтобы исключить расхождения между фактическими и зарегистрированными характеристиками.
Практические рекомендации
Перед подписанием договора аренды следует проверить совпадение адреса, площади и назначения объекта в выписке из ЕГРН с условиями, указанными в проекте соглашения. При обнаружении несоответствий арендодатель обязан внести исправления в регистрационные данные через Росреестр. Наличие актуальной информации в кадастровых записях повышает юридическую защищённость сделки и минимизирует споры по условиям аренды коммерческой недвижимости.
Документы, подтверждающие отсутствие обременений
Документы, подтверждающие снятие обременений: если ранее на объект были зарегистрированы залог, арест или запрет, требуйте официальные копии документов о снятии (выписка из ЕГРН с записью о снятии обременения; решение суда с отметкой о снятии; заявление кредитной организации о снятии ипотеки с отметкой регистратора). Наличие заверенной копии записи об отмене обременения – основание для приложений к договору аренды.
Что включить в проект договора аренды: пункт, где арендодатель подтверждает отсутствие обременений на дату подписания, с указанием приложенных документов (номер выписки ЕГРН, дата выдачи, приложения с копиями решений/заявлений о снятии обременений). Пропишите обязательство арендодателя уведомлять арендатора о любых новых ограничениях в течение установленного срока и предусмотреть порядок возмещения убытков, если ограничения повлияют на использование помещения.
Согласие собственников или совладельцев объекта
Согласие собственников – документальное подтверждение того, что владелец(и) разрешают передать помещение в аренду. Для корректного оформления аренды и минимизации рисков требуйте от арендодателя полный набор подтверждающих бумаг; ниже – конкретный чек-лист и образцы формулировок, которые можно включить в договор.
Какие документы запрашивать
- Выписка из ЕГРН по объекту (не старше 30 календарных дней) с указанием кадастрового номера и правоустанавливающих записей.
- Документ, подтверждающий согласие собственника(ов):
- протокол общего собрания собственников с подписями (если многособственность);
- решение единственного собственника в письменной форме с подписью и, при необходимости, нотариальным удостоверением;
- нотариальная доверенность на представителя, если согласие даёт уполномоченное лицо.
- Для юрлиц – выписка из ЕГРЮЛ (актуальная), устав и приказ о назначении уполномоченного лица (если подпись ставит представитель).
- Копии паспортов/ИНН физических собственников или реквизиты организаций – для сверки подписей и проверки полномочий.
- При наличии сервитутов, обременений или аренды третьих лиц – документы, подтверждающие отсутствие ограничений или согласия третьей стороны.
Требования к форме согласия
- Указывать полный адрес и кадастровый номер объекта, срок предлагаемой аренды и базовые условия аренды (цена, порядок индексации, порядок оплаты коммунальных услуг).
- Однозначно фиксировать, кто именно даёт согласие – ФИО/наименование, паспортные данные или ОГРН/ОГРНИП, доля в праве собственности в процентах или по долям.
- Если собственников несколько, указывать порядок принятия решения (единогласно или большинством долей) и прикладывать протокол с подписями или нотариально заверенные подписи.
- Нотариальное удостоверение подписи требовать в случаях, предусмотренных законом или корпоративными документами собственника; при сомнениях – запрашивать нотариально заверенную доверенность.
Практические рекомендации для арендатора
- Требуйте выписку ЕГРН и выписку из ЕГРЮЛ/паспорт собственника для проверки полномочий – если подпись ставит представитель, просите доверенность и приказ/решение о назначении.
- Если собственников несколько, добивайтесь документального подтверждения установленного кворума и протокола; при отсутствии – настаивайте на нотариально удостоверенном согласии каждого владельца.
- Пропишите в договоре, кто оплачивает государственную регистрацию (если требуется) и кто несёт расходы по нотариальной заверке согласий.
- Перед подписанием сверяйте, нет ли в ЕГРН обременений, арестов или залогов – они влияют на возможность регистрации и исполнение условий аренды.
Используйте указанные документы как неотъемлемую часть пакета юридические документы при подготовке договора: оформление аренды всегда должен сопровождать проверенный перечень подтверждений прав собственников и ясные положения о порядке предоставления согласий и их действительности. Это снижает риски споров и ускоряет процесс регистрации аренды коммерческой недвижимости.
Акт приема-передачи помещения
Содержание акта
В акте необходимо указать точный адрес и площадь помещения, состояние стен, пола, потолка, окон, дверей и инженерных коммуникаций. Также фиксируются имеющиеся дефекты и оборудование, передаваемое вместе с помещением. Для аренды коммерческой недвижимости важно, чтобы каждый элемент был подробно описан, чтобы избежать последующих споров.
Процесс оформления
Оформление аренды через акт начинается с визуального осмотра помещения обеими сторонами. После сверки фактического состояния с договором аренды стороны подписывают документ в двух экземплярах. Арендатор получает один экземпляр, арендодатель сохраняет второй. Подписание акта подтверждает соблюдение условий аренды и дает право арендатору начать эксплуатацию помещения с конкретной даты.
Правильно составленный акт приема-передачи обеспечивает юридическую защиту обеих сторон, минимизирует риски возникновения конфликтов и закрепляет обязательства по сохранению имущества в течение срока аренды коммерческой недвижимости.